隨著我國信息化建設的迅猛發展，電子政務的推進更是勢不可擋。據有關資料顯示，全國各級政府和部門，電子政務規劃和方案的預期投資金額將高達數千億元，在實際應用中，業績比較突出，且普及率較高的應該數公文的電子化。這項應用具有劃時代的意義，他大大地解放了廣大文秘人員的生產力，提高了辦公效率和輔助領導決策的能力與水平，不僅是一場辦公手段的革命，更重要的是引發了人們觀念的巨大轉變，繼而促進了政務機關工作作風、工作方式的變革。馬克思主義的辯證法告訴我們，世上的事物都是有聯系的，聯系的觀點，發展的觀點是永恒的真理。當我們初嘗公文步入電子化的甜頭之時，你曾否思考過與其密切關聯的后道環節——檔案管理，正面臨著如何與時俱進的急迫問題呢？
本文針對文、檔（文書，檔案）這對有著首尾、因果關系，并貫穿于政務機關工作始終的業務，在信息時代所面臨的“電子公文文檔一體化”問題談些粗淺的看法。
一、重首輕尾留下隱患文檔現狀不容樂觀
眾所周知，檔案是人類知識與智慧的結晶，是人們各項工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價值?！吨腥A人民共和國檔案法》對檔案是這樣界定的：“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！辈浑y看出，對各級政務機關而言，一方面，現行的公文及其處理是日后國家檔案的主要來源；另一方面，檔案是立卷文書的必然歸宿。值得一提的是，檔案的價值取決于文書立卷的質量，而立卷文書的價值，則通過對檔案的科學保管和利用來體現，二者是相輔相成，互為依存的。
隨著信息技術的發展和電子文檔法律地位的逐步確立，以及為滿足向國際化接軌的需求，無紙化辦公已成為一大趨勢。辦公過程的文字載體發生了由紙介質向磁介質（電子化）的質的轉換，也就是說檔案部門即將或已經面臨著接收、整理、保管、利用、移交數字化文書檔案的新課題，而且是一個無法回避只能積極應對的現實問題。圖、文介質載體的轉換，給檔案這個被動的后道工序帶來工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑戰，同時也給檔案事業的拓展帶來了難得的機遇。
?。ㄒ唬C遇。數字化文檔相比傳統的紙質文檔，突出的優勢有五：一是簡化了管理。如傳統手段中的專業化人工分類、整理、制卡（目錄卡、文件卡）以及保管中的七防工作（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠）；二是提高了效率。如通過計算機網絡化管理，可依據不同授權實現便捷查尋、檢索調閱、分析利用、打印復制，從而更好地服務于公眾、服務于機關、服務于社會；三是大大地節約了存儲空間與場地；四是改善了檔案管理人員的工作環境；五是現代化產品與技術的發展速度可不斷滿足文、檔處理手段升級的新需求。
?。ǘ┨魬?。目前各級政務機關產生的海量文檔，其前期的數據化處理過程，由于種種主客觀原因還處于無標、無序狀態，也就是說檔案部門面臨著如何應對首不顧尾的苦果，即吃不下、難消化的困境。
二、問題及其根源
文件從辦理、辦結、立卷、歸檔、移交入局（檔案局、館）要經歷諸多環節和法定的時間段。這環節多和法定移交期就帶來了問題。一是環節多，其中是說從文到檔的運行環節多，另外還有一層意思是說，產生文件的部門多；二是移交期限長，我國對政務機關的檔案在本部門的法定保管期是因所在機關的級別而定，如省級機關的文檔要等長達十五年后才向省檔案局（館）移交。
這一多一長，問題就凸顯出來了。一是現在市場上提供的和各單位、各部門使用的，處理文檔數字化的硬、軟工具門類多、品種雜，加之采用何種手段國家目前在公文處理辦法中未作硬性規定，至使產生的電子文件數據格式、版式無標可依。而檔案部門要想真正實現計算機管理，就必須將接收的電子化文檔置于一個適用于移交、保管、分類、存儲、調閱、打印的統一標準之下。試想如此龐大繁雜的數字文檔，向某一個特定標準格式、版式的轉換談何容易；二是十五年以上的移交期變數太大，帶來的技術難題更多.因為電子技術、通訊技術和硬、軟技術的發展可以說是日新月異，十五年不知要出現并淘汰多少代產品，檔案部門面對來自不同歷史時期未作標準化處理的電子文檔，就必須要置備歷代用于文字處理的硬、軟設備以及相應的備品附料，同時檔案部門的工作人員也必須要學會和掌握這不同歷史時期的硬軟設施的操作技能。鑒于此情，可想而知真正實施起來是很難辦到的。以上分析并非危言聳聽和杞人憂天，而是早晚會發生或正在發生并必須面對的現實問題。
三、如何破解
經過以上的分析不難看出，問題在首尾數據的銜接，根源在統一標準的制定，這出路自然也就清楚了。在日常應用中，國際互聯網是大家比較熟悉的能廉價實現信息共享的成功案例之一，它憑借的不是硬件、軟件的高度統一，而是依托于統一的網絡協議和標準。他山之石可以攻玉，我國的電子文檔一體化問題，可借鑒其思路，從行政管理和技術這兩個方面入手得以破解。
?。ㄒ唬┬姓⒎?。國家檔案、標準化管理部門要盡早聯手制定電子公文一體化業務流程技術標準體系和規則，也就是說，為便利首尾對接提出電子文檔格式、版式的法定要求，以保證立卷電子公文向檔案管理系統的平滑移交，實現檔案目錄信息，文件原文和元數據的計算機網絡化管理。具體講就是針對電子公文文檔一體化業務流程，分別對文件、檔案、文檔交換三個方面建立文檔安全與管理機關的標準體系。需要強調和說明的是，標準化建設必須要抓住核心，要簡單易行、方便操作，否則為達標而給文秘工作人員增加過多的工作量，實際運作中就很難推動了，因為檔案部門對文秘部門的制約力度是有限的。
?。ǘ┳詣愚D換。即通過軟件技術實現不同標準間的自動生成功能。最科學最便捷的辦法是，充分利用現有國際、國內公認的成熟的協議、標準、技術，以國際標準或國內標準為基準，一切向其看齊，通過產品化的軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數據、版式，通過軟件自動轉化到國際、國內標準上來。如國際上現用的XML技術（XML技術是基于SGML發展而來的，是對SGML的簡化，并在W3C組織的管理下，推出一系列標準，是目前國際廣泛認可的數據格式）；又如國內北大方正提出并已在一些政府領域實施的CEB格式（CEB是國務院辦公廳秘書局指定的版式文件參考標準，在不同的環境下保持顯示不發生變化；文件生成后不可修改；支持蒙、維、藏、韓等民族文字；支持電子簽名、數據加密等安全機制；可實現對XML、S2、PS、POF、TIFF、DOC、WPS格式的自動轉換）。
值得提出的是，以上破解方案的實施都必須建立在各級領導和應用人員文檔生成管理觀念轉變的基礎之上，所以信息化意識的宣傳工作要先行，這也是我寫這篇文章的初衷，為了對歷史負責，讓我們對電子公文文檔一體化工作重視起來、行動起來吧！亦早不亦遲。
